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Kanban: Endlich effizient arbeiten

Sie möchten, dass alle Kollegen ihre Aufgaben möglichst zügig und genau erledigen, gut zusammenarbeiten und immer auf dem aktuellsten Projektstand sind? Dann ist Kanban vielleicht die Antwort für Sie: Diese agile Arbeitsmethode ist einfach umzusetzen, von allen Beteiligten leicht zu verstehen und verbessert Abläufe und Absprachen ungemein

Arbeit im Team ist nicht immer ganz einfach: Da weiß die rechte Hand manchmal nicht, was die linke macht und Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt. Man hat das Gefühl, an tausend Baustellen gleichzeitig zu arbeiten, ohne an einer richtig voranzukommen. Geht Ihnen das auch manchmal so? Damit sind Sie nicht allein. Bereits in den 1940er Jahren hatte der japanische Autohersteller Toyota Probleme mit seiner Produktivität, der Organisation seiner Materialien und Lager. Um das zu beheben, suchten Sie nach anderen Möglichkeiten der Prozesssteuerung – und fanden diese im Supermarkt um die Ecke. Statt die Waren nach den Vorgaben der Lieferanten einzukaufen standen die Bedürfnisse der Kunden im Vordergrund – nur wenn sich die Regale leerten, wurde kurzfristig nachbeordert. Dieses System schaute sich Toyota für seine Fertigungssystematik ab – die eigentliche Produktion blieb davon unberührt.

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To do, doing, done: Kanban strukturiert Ihre Prozesse auf simple und leicht zu verstehende Weise.

Und wie können Sie Kanban nutzen?

Kanban basiert auf Flexibilität und einem andauernden Informationsfluss. Entstehen Bedürfnisse, werden diese frühzeitig mitgeteilt, damit beispielsweise Materialien rechtzeitig nachbeordert werden können. Schauen Sie sich dieses Prinzip für Projekte und Arbeitsprozesse jeglicher Art ab: Wenn jeder im Team weiß, wer wann welche Aufgabe hat und auf welchem Stand das Projekt ist, können die Zahnräder besser ineinandergreifen. Dafür brauchen Sie für sich und Ihre Kollegen lediglich ein Whiteboard und ein paar Etiketten.

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Die Etiketten müssen ablösbar sein, damit sie umplatziert werden können.

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Farbige Etiketten können auf Dringlichkeit hinweisen.

To do, doing, done

Teilen Sie das Board in drei Bereiche: To do, doing, done. Hier werden die Aufgaben auf Etiketten festgehalten. Wir von Papier Onken empfehlen Ihnen wiederablösbare Etiketten, zum Beispiel von Avery Zweckform. Da diese im Verlauf des Prozesses auf dem Whiteboard "wandern", sollten sie schnell oder ohne Rückstände abgelöst werden können. Auf jedem Etikett können Sie Aufgaben festhalten – idealerweise kurz und knapp. Sollte es sich um komplexe Sachverhalte handeln, können mehrere Etiketten umeinander gruppiert werden. Halten Sie hier auch fest, wer für was verantwortlich ist, damit die Aufgabenverteilung klar geregelt ist.

Das Whiteboard ist Dreh- und Angelpunkt für alle Kollegen, deswegen müssen die Informationen darauf stets aktuell gehalten werden – sonst funktioniert es nicht. Wenn etwas erledigt ist, sollte es von "doing" zu "done" gehängt werden, wenn Aufgaben umverteilt werden, muss das vermerkt werden. Wichtige Änderungen können Sie beispielsweise mit farbigen Etiketten hervorheben, unterschiedliche Dringlichkeiten mit Markierungspunkten anzeigen. Etiketten in vielen Farben und Formen finden Sie natürlich in unserem Geschäft in Oldenburg.

Die Vorteile von Kanban

Prozesse spuken jetzt nicht mehr nur lose in Ihrem Kopf herum, sondern sind visualisiert und werden so leichter und nachhaltiger erfasst. Die Handhabung auf dem Whiteboard wird standardisiert, jeder kann sie gut lesen. Alle Mitarbeiter werden gleichermaßen einbezogen und haben Zugriff auf das Kanban-Board. Sie wissen, welche Projekte am eiligsten erledigt werden müssen und können auf diese Anforderung flexibel reagieren. Und nicht zuletzt ist es sehr befriedigend, ein Etikett von "doing" zu "done" zu hängen!

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Nutzen Sie Markierungspunkte als Codes, die bestimmte Bedeutungen oder Zugehörigkeiten haben.

Entwickeln Sie Ihr eigenes System

Kanban steht nicht nur für agiles Arbeiten, es ist auch selbst agil. Wenn Sie im Team merken, dass Codierungen gut oder schlecht funktionieren, können Sie sie beibehalten oder verwerfen. Tun sich alle leichter, wenn farbliche Markierungen auf einen bestimmten Kollegen hinweisen oder ein bestimmtes Projekt, so können Sie das System jederzeit ändern. Probieren Sie es aus!